Valg av ansattrepresentanter og kjønnsbalanse – Endringer i representasjonsforskriften fra 1. oktober 2025
Fra 1. januar 2024 ble det innført nye regler om kjønnssammensetning i styrer i foretak av en viss størrelse. Formålet med endringene var å bidra til å bedre kjønnsbalansen i selskapsledelser, og samtidig sikre at næringslivet i større grad bruker den samlede kompetansen i samfunnet.
Kravene til kjønnssammensetning gjelder for både aksjonærvalgte og ansattvalgte styremedlemmer (ansattrepresentanter). Vi har tidligere skrevet om disse kravene i vår artikkel her.
Representasjonsforskriften, som regulerer hvordan valg av ansattrepresentanter skal gjennomføres i aksje- og allmennaksjeselskap, har frem til nå ikke tatt høyde for de nye kjønnssammensetningskravene. Den 5. september 2025 ble det imidlertid vedtatt å gjøre endringer i representasjonsforskriften for å sikre at også valg av ansattrepresentanter skjer på en måte som ivaretar lovens krav til kjønnssammensetning. Endringene trer i kraft fra 1. oktober 2025. Tilsvarende endringer i representasjonsforskriften gjøres også i forskrifter som regulerer ansattes valg av representanter til styrende organer i ansvarlige selskaper og i interkommunale selskaper. I denne artikkelen omtales endringene i representasjonsforskriften.
Kort om kravene til kjønnssammensetning
Representasjonsforskriftens bestemmelser om kjønnssammensetning gjelder i den utstrekning selskapene omfattes av kravene til kjønnssammensetning i aksjelovgivningen. Reglene vil gjelde for selskaper med mer enn 100 millioner kroner i samlede drifts- og finansinntekter og/eller selskaper med flere enn 50 ansatte.
Hvilke krav som stilles til kjønnssammensetning i styrer beror på antall ansatte i selskapet. Reglene skiller mellom selskap med 200 eller færre ansatte og selskap med flere enn 200 ansatte:
- Selskap med 200 ansatte eller færre: Her stilles krav til kjønnssammensetning dersom det skal velges tre eller flere ansattrepresentanter. Det vil si at ikke alle representantene kan ha samme kjønn. For allmennaksjeselskap gjelder kravet allerede ved to eller flere ansattrepresentanter. Kravet gjelder ikke dersom mer enn 80 prosent av de ansatte har samme kjønn på det tidspunktet valget skjer.
- Selskap med flere enn 200 ansatte: Her stilles de samme kravene til kjønnssammensetning for ansattrepresentanter som for eiervalgte representanter. Dersom det skal velges to styremedlemmer blant de ansatte i allmennaksjeselskap, stilles det krav om at disse ikke kan ha samme kjønn. Et slikt krav gjelder ikke for aksjeselskaper, hvor det først stilles krav til kjønnssammensetning når det skal velges tre eller flere ansattrepresentanter. Kravene gjelder uavhengig av kjønnsfordelingen i selskapet – altså er det ikke unntak for selskap hvor mer enn 80 prosent av de ansatte har samme kjønn.
Hva innebærer endringene i representasjonsforskriften?
Krav til kandidatliste: Representasjonsforskriften vil nå presisere at kravene til kjønnsbalanse gjelder både for styremedlemmer og varamedlemmer. Det vil også i større grad være tydelig at kjønnssammensetningen beregnes separat for hver av gruppene. Ved valg av ansattrepresentanter må kandidatforslagene nå derfor inneholde kandidater av flere kjønn, uavhengig av om det gjelder ansattvalgte styremedlemmer eller varamedlemmer.
- Ved flertallsvalg: Alle kandidatene føres opp alfabetisk, og stemmetallene avgjør vervene. Ved valg av tre eller flere ansattrepresentanter eller varamedlemmer i aksjeselskap, skal forslaget inneholde minst én kandidat av et annet kjønn enn de øvrige, for henholdsvis ansattrepresentantene og varamedlemmene.
- Ved forholdstallsvalg: Ved forholdstallsvalg skal det stemmes på lister, hvor kandidatene er rangert. Hver liste må ha like mange navn som det skal velges styremedlemmer og varamedlemmer. Av den grunn er det ikke alltid tilstrekkelig til å oppfylle kravene til kjønnssammensetning å ha én kandidat av et annet kjønn. Hvis det for eksempel skal velges tre styremedlemmer og fem varamedlemmer, må listen inneholde minst to personer av et annet kjønn enn resten, slik at kjønnskravene oppfylles for henholdsvis styremedlemmer og varamedlemmer. Dersom det kun velges to styremedlemmer, gjelder kjønnskravet kun for varamedlemmene, og det er tilstrekkelig med én kandidat av et annet kjønn på listen.
Opprykksordninger ved fordeling av verv: Dersom fremgangsmåten for fordeling av verv, både ved flertallsvalg og forholdstallsvalg, fører til at kun ett kjønn blir representert blant styremedlemmene, vil nærmeste kandidat fra et ikke-representert kjønn rykke opp i det omfang som er nødvendig for å sikre at flere kjønn blir representert. Ved forholdstallsvalg skal opprykket foretas på listen med den kandidaten som ble valgt inn med lavest kvotient (altså færrest stemmer), dersom kandidatene er valgt inn fra forskjellige lister.
Valg i kretser: Dersom tre eller flere styremedlemmer skal velges i kretser, og resultatet ellers gir styre med bare ett kjønn, erstattes kandidaten eller listen med lavest oppslutning av nærmeste kandidat fra det underrepresenterte kjønnet. Det samme gjelder for varamedlemmer.
Unntak: Kravene ovenfor gjelder ikke dersom mer enn 80 prosent av de ansatte i selskapet på valgtidspunktet har samme kjønn.
Krav til kandidatliste: Ansattvalgte styremedlemmer og varamedlemmer i selskap med mer enn 200 ansatte må oppfylle de samme kravene til kjønnssammensetning som gjelder for eiervalgte representanter. I praksis innebærer det at dersom det skal velges tre eller fire styremedlemmer, kan maks to av de foreslåtte kandidatene ha samme kjønn. Forslagene til kandidatliste, både ved flertallsvalg og forholdstallsvalg, må derfor inneholde det nødvendige antallet kandidater av ulike kjønn for å oppfylle lovens krav til kjønnssammensetning. Det stilles med andre ord også krav til kjønnsbalanse på forslagstidspunktet.
- Særlig ved flertallsvalg: Ettersom den enkelte ansatte ved flertallsvalg har anledning å foreslå færre kandidater enn antall verv som skal velges, så er det etter departementets vurdering nok at det er en jevn kjønnsbalanse blant de foreslåtte kandidatene, selv om disse ikke dekker alle verv. For eksempel kan en forslagsstiller foreslå to menn og én kvinne, selv om det totalt skal velges flere enn tre representanter. Dette gjelder ikke for forholdstallsvalg ettersom kandidatlistene allerede vil dekke alle verv.
Opprykksordninger ved fordeling av verv: I de tilfeller valgresultatet ikke er i samsvar med lovens krav til kjønnssammensetning, må det både ved flertallsvalg og forholdstallsvalg foretas opprykk i den utstrekning som er nødvendig for å oppfylle lovens krav. Ved forholdstallsvalg kreves det også for selskap med flere enn 200 ansatte, at opprykk foretas på listen med den kandidaten som ble valgt inn med lavest kvotient (altså færrest stemmer).
Valg i valgkretser: Dersom valgresultatet i en eller flere kretser ikke oppfyller lovens krav til kjønnsbalanse, skal kandidaten eller listen med lavest oppslutning erstattes av nærmeste kandidat fra det underrepresenterte kjønnet, i det omfang som er nødvendig for å oppfylle lovens krav.
For selskaper med mer enn 200 ansatte gjelder reglene uavhengig av kjønnssammensetningen i selskapet, med andre ord også for selskap hvor mer enn 80 % har samme kjønn.
Forskriften vil også nå tydeliggjøre at det verken kan gis eller avtales unntak fra kravene til kjønnssammensetning i aksjelovgivningen. Det er også gjort språklige endringer, som blant annet tar hensyn til en tredje kjønnskategori, for å legge til rette for et mer inkluderende regelverk. I tillegg er det gjort strukturelle endringer, slik at det nå er et klart skille mellom selskap med færre enn og flere enn 200 ansatte.
Hvilken betydning vil endringene ha?
Endringene skal sikre at kravene til kjønnsbalanse i styrer etterleves, og klargjør hvilke regler som gjelder ved valg av ansattrepresentanter. Ifølge departementet vil endringene ikke føre til vesentlige økonomiske eller administrative kostnader, og de kan til og med gi besparelser.
Virksomheter bør gjennomgå sine prosedyrer for styrevalg for å sikre at de er i samsvar med de nye reglene. Det er viktig å merke seg at et styre som ikke oppfyller kravene til kjønnsbalanse, ikke regnes som lovlig sammensatt og dermed ikke kan opptre eller forplikte selskapet på gyldig vis. Etterlevelse av reglene for valg av ansattrepresentanter er følgelig svært viktig.
Regelverket er fortsatt teknisk, og det kan oppstå utfordringer forskriften ikke har hensyntatt. I slike tilfeller anbefaler vi å ta kontakt med en av våre advokater for bistand.