Sommerferien nærmer seg, og i den forbindelse kan det være nyttig for både arbeidsgivere og arbeidstakere å vite hva man har rett til og hvilke krav man må forholde seg til. Vi gjennomgår enkelte praktiske spørsmål ved fastsettelse og endring av ferie.

Rett til å ta ferie når det passer?

«Når kan jeg ta ferie?»  er normalt et spørsmål som betyr mye for en arbeidstaker. Ferieavviklingen kan også påvirke virksomhetens drift, og er sånn sett også et spørsmål av stor betydning for arbeidsgiver.

I utgangspunktet er det arbeidsgiver som bestemmer tidspunktet for når ansatte skal avvikle ferie. Som ansatt har man mulighet til å ønske seg et tidspunkt for ferie, og dette skal tas i betraktning når arbeidsgiver treffer en endelig beslutning om ferietidspunktet. Typisk kan dette skje ved at arbeidstaker sender inn ferieønsker gjennom en felles ferieliste.

Ikke upraktisk kan det dukke opp en situasjon der alle ansatte ønsker ferie samtidig. Enkelte virksomheter er avhengig av kontinuerlig drift eller at én eller flere arbeidstakere er tilgjengelig for arbeidsgiver gjennom ferieperioden. Normalt vil arbeidsgiver orientere om situasjonen, og forhøre seg om noen likevel har anledning til å jobbe deler av det som er oppgitt som ønsket sommerferie. Dersom situasjonen ikke løses ved frivillighet, kan arbeidsgiver ensidig bestemme at et nødvendig antall arbeidstakere likevel må jobbe i den aktuelle perioden.

Den eller de arbeidstakerne som blir utpekt av arbeidsgiver til å jobbe i perioder vedkommende har bedt om ferie, må akseptere dette. De ansatte har imidlertid enkelte rettigheter i en slik situasjon som det er viktig for arbeidsgiver å være klar over.

For det første har arbeidstaker krav på informasjon om tiden for ferie så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien skal avvikles. Dette er viktig slik at den ansatte kan planlegge ferien sammen med familie og venner, i tillegg til å hensynta andre behov. Ferieloven forutsetter at arbeidstaker krever informasjon om ferieavviklingen. Med andre ord er det derfor viktig at arbeidstaker ber arbeidsgiver om informasjon i tilfeller der det er viktig med forutberegnelighet om ferieavviklingen i god tid før selve ferien.

For det andre har arbeidstaker krav på tre uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30. september. Dersom arbeidsgivers beslutning om ferieavvikling medfører at arbeidstakers ferie splittes, kan arbeidstaker på sin side kreve at ferien flyttes til før eller etter det opprinnelige ferieønsket. Dersom arbeidstaker for eksempel ønsker å ta ut ferie i uke 28, 29 og 30, og arbeidsgiver pålegger arbeidstaker å jobbe i uke 29, kan arbeidstaker be om at ferien flyttes til eksempelvis uke 30, 31 og 32. Det er likevel viktig å være klar over at arbeidsgiver ikke er forpliktet til å godta nettopp disse tre ukene etter ønske fra arbeidstaker. Selv om arbeidstaker har krav på tre uker sammenhengende ferie, er det opp til arbeidsgiver endelig å bestemme tidspunktet for disse tre ferieukene innenfor perioden 1. juni til 30. september. Det er altså ikke noe krav om at arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om når ferien skal avvikles hvert år.

Endring av allerede fastsatt ferie

Selv om arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om tidspunkt for ferie, kan det senere oppstå behov hos den enkelte ansatte eller i virksomheten for å endre allerede fastsatt ferie. Et praktisk spørsmål i den forbindelse er hvordan arbeidsgiver eller arbeidstaker må gå frem for å gjøre disse endringene.

Arbeidstakers adgang til å endre fastsatt ferie

Tidspunktet for ferien kan alltid endres dersom partene er enige om dette. Når tiden for ferie er fastsatt, er dette likevel bindende for partene med den konsekvens at arbeidstaker ikke kan kreve at ferien utsettes eller endres, for eksempel som følge av at en reise ikke kan gjennomføres som planlagt på grunn av flystreik.

Situasjonen er annerledes dersom arbeidstaker ikke kan avvikle fastsatt ferie på grunn av sykdom. Dersom arbeidstaker blir 100 % sykemeldt før vedkommende skal avvikle ferie, gir ferieloven arbeidstaker rett til å utsette hele ferien til senere i året. Dette gjelder kun for arbeidstakere som er 100 % sykemeldt.  Det er viktig å være klar over at en delvis sykemelding ikke gir rett til utsatt ferie. Hvis arbeidstaker kun er sykmeldt i deler av ferien, må arbeidstaker velge mellom å avvikle ferien til tross for arbeidsuførheten eller å utsette hele ferien. Det er likevel ikke noe i veien for at arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om en delvis utsettelse av ferien, men dette er altså ikke noe arbeidstaker ensidig kan kreve.

Utsatt ferie forutsetter at arbeidstaker fremsetter krav om dette senest siste arbeidsdag før vedkommende skulle ha avviklet ferie. Innen samme tidspunkt må kravet om utsettelse dokumenteres ved legeerklæring. For å unngå misforståelser, bør arbeidsgiver ta kontakt med arbeidstaker for å avklare om vedkommende ønsker å avvikle eller utsette planlagt ferie.

Dersom arbeidstaker blir 100 % sykemeldt i løpet av ferien, kan arbeidstaker kreve at et tilsvarende antall feriedager utsettes og gis som ny ferie senere i året. På samme måte som ved 100 % sykemelding før ferien, gjelder ikke retten til ny ferie ved delvis sykemelding. Det er også et krav om at arbeidsuførheten dokumenteres med en legeerklæring. I tillegg må arbeidstaker fremsette krav om utsettelse overfor arbeidsgiver uten ugrunnet opphold etter at vedkommende er tilbake i arbeid. Dette innebærer at arbeidstaker kan vente noen dager før kravet fremsettes, men dersom man venter for lenge (mer enn 14 dager) risikerer arbeidstaker at retten til å utsette ferien bortfaller.  

Et annet spørsmål er om arbeidstaker fritt kan bestemme når den utsatte ferien skal avvikles. Som nevnt over, er det opp til arbeidsgiver å bestemme når ferien skal avvikles. Arbeidstaker kan ikke kreve at utsatt ferie avvikes senere i hovedferien (fra 1. juni til 30. september).

Arbeidsgivers adgang til å endre fastsatt ferie

Arbeidsgiver kan også ha behov for å endre fastsatt ferie. En grunn til dette kan være at det har oppstått økt behov for bemanning i forhold til hva arbeidsgiver så for seg da ferieplanene for virksomheten ble lagt.

I tilfeller der arbeidstaker ikke er informert om tidspunktet for ferie, står arbeidsgiver fritt til å endre arbeidstakers ferieavvikling. I motsatt tilfelle – der arbeidstaker er gjort kjent med tiden for ferie – kan arbeidstaker i utgangspunktet kreve at ferien avvikles som planlagt.

Ferieloven inneholder imidlertid en snever adgang for arbeidsgiver til å endre fastsatt ferie dersom det er nødvendig på grunn av «uforutsette hendelser», og disse vil skape «vesentlige driftsproblemer» for arbeidsgiver. Ordinære svingninger i virksomhetens produksjon vil normalt ikke anses som uforutsette hendelser. Arbeidstaker kan heller ikke pålegges å jobbe dersom problemene for arbeidsgiver kan løses ved å skaffe en vikar eller annen stedfortreder.

Det er viktig å merke seg at arbeidsgiver har en plikt til å drøfte spørsmålet om endring med hver enkelt arbeidstaker i forkant. Drøftelsene skal sikre at arbeidstaker får reell innflytelse på eventuelle endringer i tiden for ferie.

Dersom dette resulterer i at arbeidstaker plikter å endre ferien, kan den ansatte kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følge av omlegging av ferien. Slike merutgifter kan være avbestillingsgebyrer, tapte flybilletter, utgifter til å bestille nye og dyrere flybilletter osv. Forutsetningen for krav om erstatning (i tillegg til at utgiftene må dokumenteres), er at arbeidstaker gir arbeidsgiver opplysninger om merutgiftene som vil bli krevet erstattet. Denne informasjonen må gis allerede i drøftelsene om ferieendringen. Grunnen til dette er at arbeidsgiver skal gis mulighet til å vurdere omkostningene ved å endre ferien mot omkostningene ved å gjennomføre fastsatt ferie.

Forhåpentligvis har de fleste nå ved inngangen til juni både planlagt og fastsatt ferien for alle ansatte. Dersom det likevel skulle oppstå spørsmål, er det bare å ta kontakt med oss.

God sommer!