Rundt 9 000 norske virksomheter vil få nye krav når ny lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trer i kraft 1. juli 2022. Her gir vi tips til hvordan virksomheter kan forberede seg på de nye kravene og dermed redusere forretningsrisiko.

Åpenhetsloven ble vedtatt 10. juni 2021 og  lovfester større virksomheters plikt til å rapportere om arbeidet de gjør for å sikre etterlevelse av grunnleggende menneskerettigheter og krav om anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i leverandørkjeden og hos sine forretningspartnere.

Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og  arbeidsforhold, og å sikre forbrukere, organisasjoner, fagforeninger, journalister og andre tilgang til informasjon. Loven er et norsk initiativ, men vi ser tilsvarende initiativer i andre europeiske land, samt på EU nivå.

Vi skal i dette nyhetsbrevet redegjøre kort for hva større virksomheter bør gjøre for å være i forkant av kravene som stilles i loven.

Hvilke virksomheter pålegges å rapportere etter loven?

Loven gjelder for større norske virksomheter som er hjemmehørende i Norge og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Den gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge og som er skattepliktige i Norge. Større virksomheter defineres i loven som foretak som omfattes av regnskapsloven §1-5, eller virksomheter som på balansedagen møter to av følgende tre vilkår:

• Salgsinntekt: over 70 millioner kr
• Balansesum: over 35 millioner kr
• Gjennomsnittlig antall årsverk i regnskapsåret: over 50

Ved vurderingen av om en virksomhet overstiger disse tersklene, skal et konsern vurderes som én enhet. Det betyr at inntekt, balanse og ansatte både hos mor- og datterselskaper skal tas med i beregningen, forutsatt at morselskapet befinner seg i Norge. Ifølge lovens forarbeider tas datterselskap med i vurderingen uavhengig av om disse er registrert i eller utenfor Norge.

Hvilke virksomhetstyper som er omfattet av loven ut over de som er nevnt i regnskapslovens § 1-5, er ikke direkte opplistet i loven. Forarbeidene synes imidlertid å legge opp til at de virksomheter som er regnskapspliktige etter regnskapslovens § 1-2, skal danne utgangspunkt for pliktsubjektene etter Åpenhetsloven. Det vil si at man først må vurdere om man er omfattet av regnskapsloven § 1-2, og deretter om man overstiger to av de tre nevnte terskelverdiene.

Loven har ingen begrensninger hva gjelder hvilke varer eller tjenester som må ytes for å omfattes av loven.

Plikt til å gjøre aktsomhetsvurderinger

Loven innebærer at større virksomheter pålegges å gjennomføre aktsomhetsvurderinger av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Åpenhetsloven tar her utgangspunkt i FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Norske myndigheter forventer allerede i dag at alle norske virksomheter kjenner til og opptrer i tråd med disse anbefalingene. Denne forventningen innebærer to ting. For det første medfører den at også mindre virksomheter kjenner til og etterlever UNGP og OECDs retningslinjer. For det andre medfører den at det forventes at virksomhetene som omfattes av loven også arbeider med områder som går ut over lovens saklige virkeområde, for eksempel miljø og anti-korrupsjon.

Virksomhetene som omfattes av loven må gjennomføre aktsomhetsvurderinger («due diligence») av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Aktsomhetsvurderingene består av seks trinn, som er velkjente for virksomheter som allerede har etablert internkontrollsystemer og jobber systematisk med for eksempel HMS, compliance og motvirkning av korrupsjon og hvitvasking.

Aktsomhetsvurderingens seks trinn

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
2. Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser
3. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade
4. Overvåke gjennomføring og resultater
5. Kommunisere med direkte interessenter og rettighetshavere om hvordan påvirkningen er håndtert
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting der det er påkrevd

Aktsomhetsvurderingene skal dekke egen virksomhet, leverandørkjeden og forretningspartnere.

Hva menes med egen virksomhet?

Egen virksomhet er først og fremst den juridiske enheten som omfattes av Åpenhetsloven. For konsernforhold fremgår det av forarbeidene at egen virksomhet omfatter aktiviteten til både mor- og datterselskap, uavhengig av hvor datterselskapet er registrert. Et morselskaps plikter vil imidlertid måtte tilpasses nasjonal lovgivning og til om datterselskapene er heleid eller deleid.

Hva menes med leverandørkjeden?

Med leverandørkjeden menes hele kjeden av leverandører og underleverandører som inngår i en virksomhets produksjon av varer og levering av tjenester. Leverandørkjeden omfatter alle ledd i leverandørkjeden, fra råvarestadiet til ferdig produkt.

Hva menes med forretningspartner?

Begrepet forretningspartner omfatter enhver som leverer varer og tjenester direkte til virksomheten, men som ikke omfattes av definisjonen leverandørkjede. Dette vil omfatte alle som står i et direkte kontraktsforhold med virksomheten, men som ikke leverer varer og tjenester som er en del av virksomhetens produksjon. Forarbeidene nevner eksempler som leverandør av kontorrekvisita eller et reklamebyrå.

Risikobasert tilnærming og forholdsmessighet

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, være basert på en risikobasert tilnærming og stå i forhold til virksomheten.

Hva menes med risikobasert tilnærming?

Med risikobasert tilnærming menes at tiltakene som en virksomhet iverksetter i aktsomhetsvurderingen, bør samsvare med alvorlighetsgraden av negativ påvirkning og sannsynligheten for at den negative påvirkningen inntrer. Når både sannsynlighetsgraden og alvorlighetsgraden er høy, vil det kreve mer av virksomheten.

Hva menes med forholdsmessighet?

Forholdsmessighet innebærer at forventningene til virksomhetens aktsomhetsvurderinger vil variere på bakgrunn av flere forhold ved virksomheten, for eksempel virksomhetens størrelse, art, modenhet bransje og marked.

Redegjørelsesplikt

Virksomhetene skal utarbeide en redegjørelse med informasjon som virksomheten har sammenstilt gjennom aktsomhetsvurderingen. Loven setter minstekrav til hva redegjørelsen skal inneholde, men utover disse har virksomhetene fleksibilitet med hensyn til redegjørelsens innhold og utforming.

Minstekrav til redegjørelsen

Redegjørelsen skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av
  • virksomhetens organisering og driftsområde;
  • retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår; og
  • hvordan arbeidet med aktsomhetsvurderinger er organisert.
• Konkrete opplysninger om
  • faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger; og tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko.

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Siden Åpenhetsloven først trer i kraft 1. juli 2022, antas plikten til å offentliggjøre en redegjørelse først å inntre 1. juli 2023. Redegjørelsen skal publiseres på virksomhetens nettside, eventuelt i tillegg i virksomhetens årsberetning eller bærekraftsrapport. Ettersom redegjørelsen skal underskrives av styret og daglig leder (eventuelt deltakere eller medlemmer for virksomheter som ikke har styre eller daglig leder), forventes det å medføre stort  fokus på loven fra ledelseshold.

Informasjonsplikt

I tillegg til redegjørelsesplikten, plikter virksomhetene å svare på forespørsler fra allmennheten om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser som er avdekket i aktsomhetsvurderingen de har utført. Enhver kan sende inn en informasjonsforespørsel, for eksempel journalister, fagforeninger, forbruker og interesseorganisasjoner. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

Informasjonen må være skriftlig og skal gis fra selskapet til den som har sendt forespørselen innen rimelig tid, og senest innen tre uker etter at informasjonskravet er mottatt.

Samarbeid

Det følger av forarbeidene at virksomheter kan samarbeide i forbindelse med utføringen av aktsomhetsvurderingene for å unngå dobbeltarbeid og for å øke påvirkningsgraden. En virksomhet vil for eksempel kunne legge en annen virksomhets utførte aktsomhetsvurderinger til grunn i sin aktsomhetsvurdering slik at dobbeltarbeid knyttet til kartlegging av risiko unngås. En virksomhet kan altså basere seg på en importørs aktsomhetsvurderinger av leverandørkjeden, og et datterselskap i et konsern vil kunne legge til grunn morselskapets aktsomhetsvurderinger. I begge tilfeller vil det imidlertid være virksomheten eller datterselskapet selv som er ansvarlig for  aktsomhetsvurderingen, herunder at den er dekkende og tilstrekkelig for virksomheten eller datterselskapet.

Det nevnes også at forarbeidene synes å legge opp til at virksomhetene i sin redegjørelse for utførte aktsomhetsvurderinger kan henvise til andre virksomheters redegjørelse så lenge redegjørelsen med henvisning vil oppfylle de minimumskrav som oppstilles i loven.

Forbrukertilsynet er tilsynsorgan

Det er Forbrukertilsynet som vil være tilsyns- og veiledningsorgan for loven, mens Markedsrådet fungerer som klageorgan for klager på Forbrukertilsynets avgjørelser. Disse organene vil derfor kunne kontrollere virksomhetenes redegjørelser og ta stilling til om de oppfyller informasjonsplikten. Det er viktig å være klar over at enhver plikter å gi de opplysninger som Forbrukertilsynet og Markedsrådet krever for å kunne håndheve loven.

Begge myndighetene kan fatte vedtak om forbud, påbud, tvangsmulkt og overtredelsesgebyr. Sanksjonene i loven kan kun gis for brudd på bestemmelsene i loven om redegjørelses- og informasjonsplikten, samt plikten til å gjøre aktsomhetsvurderinger. Lovens sanksjonsmuligheter kan altså ikke benyttes på eventuelle brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Forbrukertilsynet er nå i gang med å ansette ressurspersoner til en egen avdeling med ansvar for Åpenhetsloven. Det er mange som ser frem til at enheten kommer i gang slik at de kan ta fatt på veiledningsoppgaven de er pålagt. Både av Forbrukertilsynet selv og i forarbeidene til loven er det uttrykt at veiledning blir Forbrukertilsynets viktigste oppgave fremover.

Hvordan bør virksomhetene forberede seg?

Mange virksomheter er allerede godt i gang med å forberede seg på ikrafttredelsen av Åpenhetsloven, mens andre fortsatt har en vei å gå for å etablere eller tilpasse sine systemer og rutiner for å oppfylle lovens krav. Uavhengig av hvor langt virksomhetene har kommet med dette arbeidet er det viktigste nå å gjøre ledelsen i virksomhetene kjent med loven og dens plikter på et overordnet nivå. Dette for å sikre at man får avsatt tilstrekkelig med ressurser til arbeidet. Informasjonsplikten inntrer allerede fra 1. juli 2022. Det er derfor viktig at virksomhetene allerede nå fokuserer på å få på plass systemer internt slik at de vil kunne besvare forespørsler innenfor lovens frist på tre uker fra og med ikrafttredelsestidspunktet

Dernest er det viktig at virksomhetene oppdaterer eksisterende policyer og risikovurderingsskjemaer, som vil danne grunnlaget for aktsomhetsvurderingen. Som et minimum må policyene dekke krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Risikovurderingen skal omfatte egen virksomhet, leverandørkjeden og andre forretningsforbindelser. Dersom virksomheten har ressurser til det, anbefaler vi at virksomheten også forsøker å utføre aktsomhetsvurderinger på andre områder enn disse. Dette på bakgrunn av myndighetenes forventning om at alle virksomheter følger retningslinjene til OECD og UNGP.

For at policyene og risikovurderingsskjemaene skal fungere i praksis og være dekkende, er det spesielt viktig å inkludere ressurser, avdelinger og funksjoner relatert til virksomhetens leverandørkjede i arbeidet med Åpenhetsloven. Dette kan for eksempel være ansatte eller avdelinger som har ansvar for innkjøp, produkt- og tjenesteutvikling, compliance, kvalitet, bærekraft eller logistikk. Husk også å etablere gode systemer som ivaretar at leverandørers og andre forretningsforbindelsers risiko videreformidles effektivt og på en dokumenterbar måte til virksomhetene. Gjennom å ha tilstrekkelig med ressurser som kan forberede virksomheten på Åpenhetslovens ikrafttredelse, kan virksomheter snu potensiell forretningsrisiko til en konkurransefordel.