Nyhet / 23.03.2020

Koronaviruset: Hvem i selskapet kan treffe beslutninger?

Skrevet av Geir Steinberg & Herman Bondeson

Utbruddet av Covid 19-viruset har resultert i omfattende og alvorlige konsekvenser for en rekke aksjeselskaper. Permitteringer og endringer/suspensjoner av kontrakter står høyt på dagsorden. Lovgivningen stiller krav til hvem som må treffe en beslutning og fremgangsmåten.

Vi oppsummerer her hva styret og daglig leder må gjøre for at beslutninger både skal være effektive og lovlige.

Styrets beslutninger
Styret kan alltid treffe beslutninger om permitteringer og endring eller annen håndtering av kontrakter.

Beslutningsprosessen i styret effektiviseres gjennom ikke å gjennomføre fysiske møter, og regjeringen oppfordrer nå selskaper til å bruke digitale møter under korona-utbruddet. Les mer.

Om styreleder beslutter at en sak kan behandles betryggende uten fysisk møte, kan styremøtet gjennomføres ved sirkulasjon av styredokumenter, telefonmøter eller digitale møter. Styremedlemmene kan også delta i behandlingen på ulik måte, for eksempel noen fysisk i møte, og andre per telefon eller digitalt.

Styreleder skal innkalle til styremøte med nødvendig frist. Når saken haster, vil styremøtet kunne avholdes med meget kort frist (og i prinsippet samme dag).

Styret er beslutningsdyktig dersom mer enn halvparten av styremedlemmene deltar i behandlingen, og alle medlemmene er gitt anledning til å delta.

1000x640 eldre dame

Daglig leders beslutninger
Daglig leder kan treffe beslutninger om den daglige ledelsen av virksomheten. Det omfatter de aller fleste beslutninger som inngår i den løpende ledelsen av selskapet.

Daglig leder kan ikke treffe beslutninger som, slik det fremgår av aksjeloven, er av uvanlig art eller stor betydning for selskapet. Slike beslutninger kan likevel treffes av daglig leder dersom styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet.

Daglig leder kan også få fullmakt av styret til å treffe beslutning i en konkret sak selv om den er stor eller uvanlig.

Spørsmålet om det er daglig elder eller styret som kan treffe vedtak, er nå særlig aktuelt i relasjon til permitteringer og endring/suspensjon av kontrakter.

Permitteringer
Daglig leder vil normalt kunne permittere ansatte dersom de permitterte utgjør en relativt begrenset andel av de ansatte.

Det skal nok likevel ganske lite til for at en permittering blir ansett for å ligge utenfor den daglige ledelsen. De siste dagene har vist at permitteringer som skyldes Korona-situasjonen, ofte vil være ganske omfattende. Slike permitteringer vil være saker av stor betydning eller være av uvanlig art for selskapet, og derfor som utgangspunkt måtte besluttes av styret.

Styret trenger ikke selv å treffe beslutning om detaljene i gjennomføringen av en permittering. Styret kan overlate til daglig leder å treffe de konkrete permitterings-beslutningene basert på et rammevedtak og delegasjon fra styret. En slik delegasjon bør understreke at daglig leder må følge gjeldende saksbehandlingsregler for permitteringer.

Beslutningen om permittering vil også kunne treffes av daglig leder dersom «styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet». Etter vår oppfatning vil det være tilfelle dersom:

  • Korona-situasjonen gjør det nødvendig å treffe en rask beslutning på grunn av fare for betydelige økonomiske problemer eller konkurs dersom lønnskostnadene ikke reduseres, og
  • det ikke er mulig å få til en behandling – heller ikke per telefon, digitalt eller ved sirkulasjon av dokumenter – av et vedtaksført styre før beslutningen må treffes for å unngå slik ulempe.

Dersom daglig leder treffer beslutning fordi styrets behandling ikke kan avventes, skal han eller hun «snarest» underrette styret. Styret vil kunne omgjøre permitteringsbeslutningen om det ønsker det.

Her er de nye reglene for permittering, sykepenger o.l. under koronakrisen:

Krisepakke til arbeidsgivere og arbeidstakere

1000x640 blodprove

Endring og suspensjon av kontrakter
Korona-situasjonen kan gjøre kontraktsoppfyllelse umulig eller svært byrdefull (force majeure). Det vil da være behov for å endre eller suspendere eksisterende kunde- og leverandørkontrakter eller andre former for kontrakter.

Spørsmålet er om daglig leder kan foreta slike endringer eller suspensjon uten godkjennelse av styret.

Svaret vil være avhengig av hva kontrakten gjelder, og hvor stor verdi den har.

Gjelder kontrakten forhold vedrørende den sentrale delen av selskapets virksomhet eller forhold som alle selskaper må ha avtale om, og kontraktsverdien ikke overstiger ca 3-5 % av selskapets omsetning, vil daglig leder normalt kunne treffe beslutningene.

Daglig leder kan også beslutte å inngå eller suspendere kontrakter dersom han eller hun har fått fullmakt fra styret til det, for eksempel i form av instruks eller fullmaktsmatrise, eller dersom «styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet».

Mer om force majeure-bestemmelsene og kontrakter finner du her.